Qu’est-ce qu’une conférence ?
Avant d’expliquer pourquoi l’ordre du jour d’une conférence est nécessaire et comment le créer, nous aimerions discuter brièvement de la conférence elle-même. Une conférence est un événement qui rassemble des experts d’un secteur d’activité commun. Contrairement à un événement « normal », où le plaisir partagé passe avant tout, une conférence consiste à partager des informations et à discuter ensemble. On échange des idées sur un sujet spécifique et, au mieux, on crée de nouvelles idées ensemble.
Souvent, une conférence porte sur un sujet économique, scientifique ou politique. En général, une conférence dure plusieurs jours et accueille souvent un public international. Pour un événement aussi spécial et élaboré, un ordre du jour est absolument nécessaire. Surtout si l’on veut qu’il soit couronné de succès.
Pourquoi un programme de conférence ?
Une conférence est généralement un événement de grande envergure qui nécessite une planification minutieuse pour être couronné de succès. Un agenda est indispensable. Il contient le programme complet des journées de conférence et permet de les structurer.
L’ordre du jour avec tous les points inscrits à l’ordre du jour sert de fil rouge. Il montre l’ensemble du processus et précise le délai pour chaque point à l’ordre du jour. Elle garantit le respect de la gestion du temps et ne fait oublier aucun élément. Si vous respectez le calendrier, vous ne vous écartez pas non plus du sujet, ce qui permet de garantir que tous les points importants sont abordés et que seuls les sujets déterminés au préalable sont discutés. Pour qu’une conférence soit efficace et axée sur les objectifs, un ordre du jour est donc absolument nécessaire.
Quand dois-je créer l’agenda ?
Afin de pouvoir établir un ordre du jour, certains points doivent être définis à l’avance. Tout d’abord, il faut fixer le sujet ou l’idée de la conférence, un concept initial ainsi que la date et le lieu. En outre, les orateurs et leurs sujets devraient déjà être choisis et le public devrait être connu. Grâce à ces informations, la planification de l’agenda peut alors être effectuée.
Il est important d’envoyer le programme de la conférence aux participants au moins une semaine avant l’événement.
Création d’un agenda
Avant de pouvoir créer un ordre du jour de conférence, vous avez besoin de quelques informations. Vous devez également vous frayer un chemin dans la planification de l’agenda, étape par étape.
Sélection d’un modèle
En attendant, il existe quelques bons modèles d’agenda en ligne. Il est préférable de regarder d’abord autour de soi et de choisir le modèle qui vous convient le mieux. Il existe peut-être aussi un modèle de conférence antérieur qui peut être utilisé.
Conseil : Vous trouverez des modèles d’ordre du jour, par exemple, dans les modèles et les dessins Office de Microsoft, à télécharger gratuitement.
La cartographie de l’esprit
Afin d’avoir une vue d’ensemble de ce qui va se passer lors de la conférence et de ce qui devrait être abordé, il est très utile de faire une carte mentale. Dans le cadre d’une séance de remue-méninges, toutes les idées et tous les points peuvent être introduits et classés à l’aide d’une carte mentale.
Recueillir des informations
Il est alors temps de recueillir des informations précises. Quels sont les sujets pertinents pour les participants ? Quels sont les orateurs que je peux réserver avec certitude et quels sont les sujets qu’ils présentent ? Quel est l’objectif des présentations individuelles ? Toutes ces questions devraient trouver une réponse ici.
Créer un agenda
Nous pouvons maintenant commencer à rédiger l’ordre du jour. Toutes les informations et tous les points doivent maintenant être mis dans une certaine structure et un certain ordre logique. Le déroulement des journées de conférence avec les horaires, les salles et les instructions précises est déterminé par un ordre du jour.
Contenu de l’ordre du jour d’une conférence
L’ordre du jour d’une conférence doit contenir l’ensemble du programme quotidien des journées de conférence avec toutes les informations et instructions. Les points suivants sont importants :
En choisissant l’ordre des différents thèmes, il est possible de suivre un certain point de vue. Pour le premier tiers du programme, il est recommandé de transmettre d’abord des informations et d’aborder des sujets clairs. Pour le deuxième tiers, des sujets et des discussions controversés peuvent alors avoir lieu, et pour le dernier tiers, des sujets moins exigeants doivent être traités.
Bien entendu, vous pouvez aussi commencer directement par un sujet « brûlant » très intéressant, de manière à susciter l’intérêt des participants dès le début. Ici, vous pouvez décider vous-même de l’ordre qui convient le mieux à la conférence prévue, à son thème et à son groupe cible.
Exemple : voici à quoi ressemble l’ordre du jour d’une conférence
En fonction de la conférence, un ordre du jour doit être adapté et aligné individuellement. Néanmoins, nous voudrions montrer par un exemple comment un agenda optimal peut ressembler. L’exemple peut être utilisé pour l’orientation :
Qui a besoin d’un agenda ?
Enfin, la question demeure de savoir quelles personnes présentes à une conférence ont réellement besoin d’un tel ordre du jour. La réponse est simple : tous. Les organisateurs et les organisateurs, ainsi que les orateurs et les modérateurs et les participants ont besoin du plan de l’ordre du jour — pour des raisons très différentes.
Agenda pour les organisateurs
L’agenda est important pour les organisateurs et les promoteurs afin qu’ils aient un fil conducteur commun. Ils peuvent utiliser l’ordre du jour pour s’assurer qu’une conférence se déroule de manière structurée et, s’ils s’y tiennent, ils ne dévieront pas de leur plan.
Ordre du jour pour l’orateur et le modérateur
Si un modérateur dirige l’ensemble de la manifestation, il sait, grâce à l’ordre du jour, quand quel sujet et quel orateur sont à l’ordre du jour, comment il peut présenter les différents points et quand exactement ses missions auront finalement lieu.
Les orateurs savent d’après l’ordre du jour où et quand leur présentation aura lieu, quel sera le but de leur présentation et comment le public sera impliqué (par exemple, tour de discussion, questions à la fin, etc.) En outre, ils savent, grâce à l’horaire exact, qui se trouve devant eux et comment ils peuvent ensuite faire la transition en conséquence. Ils peuvent également deviner ce que le public a déjà vécu et adapter leur présentation en conséquence.
Ordre du jour pour les participants
Les participants à une conférence peuvent se préparer au moyen d’un ordre du jour. Ils peuvent commencer à réfléchir à des sujets spécifiques à l’avance afin de pouvoir s’impliquer davantage dans l’événement. Ils peuvent également utiliser l’agenda pour voir dans quels domaines ils peuvent s’impliquer explicitement. Si les participants ont l’ordre du jour à l’avance, ils peuvent également décider à l’avance des présentations auxquelles ils souhaitent assister, du lieu et du moment où ils doivent se présenter.
Un ordre du jour est très important pour tous ceux qui participent à la conférence. Elle est absolument nécessaire pour garantir un déroulement optimal et efficace d’un événement.
